El Administrador de Proyectos (AdP) se encarga de dar soporte al Ingeniero de Proyecto o al Líder de Proyecto en la gestión del proyecto, colaborando en aspectos administrativos del mismo.
El administrador de proyectos depende jerárquicamente del líder del área “Soporte de Proyectos” y operativamente del líder de proyecto (LP).
Responsabilidades:
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Dar soporte al LP en la apertura administrativa del proyecto.
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Dar soporte al LP en la Predicción de certificaciones y el flujo de caja del proyecto.
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Dar soporte al LP en establecer los pesos de los elaborados.
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Es el responsable de realizar el Seguimiento de certificaciones y flujo de caja del proyecto; realiza el envío y reclamo de certificaciones en forma inicial. En caso de falta de respuesta o de demoras por parte del cliente es responsabilidad del LP realizar las diligencias necesarias para facilitar la aprobación. En caso de que los reclamos también le sean fútiles al líder debe elevar el problema al Sponsor del proyecto. En Ingenierías Conceptuales es conveniente mantener al tanto al Consultor Referente en caso de problemas de esta naturaleza.
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Realiza la gestión para conseguir la habilitación para poder facturar las certificaciones correspondientes.
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Dar soporte al LP en la gestión ante el cliente la información necesaria (técnica, económica, logística o de otro tipo) para la ejecución del PROYECTO.
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Dar soporte en el Manejo del Cambio (Management of Change: MoC) del proyecto: para esto debe conocer el alcance contractual del mismo, las zonas grises y los potenciales puntos problemáticos del marco contractual (es indispensable que el LP conozca estos términos y la comunicación para el entendimiento).
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Certificación de Subcontratistas: da soporte al LP y al líder de Especialidad en el proyecto en la revisión de la certificación de proveedores.
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Es responsable por la MDR (lista de documentos y fechas) del proyecto con apoyo del sector de planificación en proyectos con procura y/o obra.
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Realiza el Seguimiento de las emisiones del proyecto.
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Realiza el reclamo de las POs pendientes del proyecto con apoyo de la Gerencia Comercial.
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Da soporte ante Administración y Compras de las compras y subcontrataciones requeridas por el PROYECTO.
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Da soporte al LP en la gestión y preparación de las reuniones internas de coordinación y seguimiento de PROYECTO. Es responsable de la elaboración de las minutas, tanto internas, como con el cliente.
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Realizar la elaboración de los reportes de estado de avance del proyecto al cliente, adoptando y asegurando la implementación de las acciones preventivas y correctivas necesarias.
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Dar soporte al LP en la gestión de la reunión de cierre y lecciones aprendidas del proyecto, elaborar el reporte interno por ejemplo desarrollando el análisis de desvíos, la identificación de oportunidades de mejora y definición de lecciones aprendidas.
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Asegurar que se dispone de la información pertinente para el Reporte de avance de proyectos.
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Dar soporte en el armado de reporte del proyecto, tablero de comando, KPIs y otras herramientas de control de proyecto.