Administrador de contratos
Es una figura crítica del PMT ya que es el que conoce el marco contractual para la ejecución del proyecto con los límites de alcance, excepciones, zonas grises y potenciales punto de conflicto entre EL CLIENTEy el contratista de EPC. Su función es defender los intereses de EL CLIENTE en cuanto a alcance, tiempos y costos, frente a su contraparte, i.e. el Administrador de Contratos del Contratista de Montaje Electromecánico (GWC=general work contractor) y validar para que se gestione ante EL CLIENTE, previa aprobación del Gerente de Proyecto, de los procesos de Gestión del Cambio.
Ejecución de contrato y obligaciones
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Establecer y mantener la estructura de la carpeta de trabajo del contrato relacionada al contrato en ejecución.
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Administración diaria y monitoreo del contrato de GWC para asegurar el cumplimiento de plazos, obligaciones y entregables por parte del Contratista de GWC.
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Administración diaria y monitoreo de los subcontratos principales y contratos de proveedores para asegurar que estén alineados a los requerimientos del contrato principal
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Asistir en la preparación de las aprobaciones, certificaciones, notificaciones, requerimientos, órdenes de cambio, y compilar la documentación de soporte para la revisión y aprobación por parte del PMT y EL CLIENTE
Soportar al PMT/EL CLIENTE en
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Entender fehacientemente el alcance físico del proyecto
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Conocer y entender los límites de batería del proyecto
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Entender y prever los potenciales puntos de conflicto del contrato
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Advertir y dar alertas tempranas al PMT/EL CLIENTE respecto a las zonas grises del contrato
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Entender y prever negociaciones con otros actores mediante un armado preciso de una matriz de responsabilidades y alcances
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Dar apoyo o ser dueño del action tracker
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Dar apoyo o ser dueño del Hold Point register
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Dar soporte al armado de órdenes de cambio
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Dar soporte al PMT para que el equipo de proyecto de Hytech conozca el alcance pertinente
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Dar soporte al PMT para que el equipo de proyecto de Hytech conozca los riesgos del proyecto en cada área pertinente
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Negociar o dar soporte en la negociación de órdenes de cambio o cambio de alcance, sean solicitados por EL CLIENTE o por necesidades del proyecto
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Dar soporte al equipo de procura para evitar posibles conflictos de alcance en subcontratos con proveedores de LLIs u otras provisiones a adquirir por EL CLIENTE.
Respecto a la construcción:
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Proveer soporte al Jefe de Obra y Supervisores Técnicos acerca de todos los aspectos del contrato que puedan tener influencia en el desarrollo de las funciones que le fueron asignadas.
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Distribuir los documentos a los oferentes y coordinar el proceso de consultas durante los procesos de licitación, aclarando cuestiones adicionales de la oferta.
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Brindar soporte a EL CLIENTE durante los procesos de negociación con los adjudicatarios antes de la firma de los contratos.
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Evaluar eficazmente a los contratistas de construcción para determinar sus capacidades de: HSSE/CMASS, de ejecución de las tareas para las cuales fueron contratados y de cumplimiento de las normativas y estándares, previo a su contratación.
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Mantener actualizados los registros de información relacionados con los contratos que administra, de acuerdo con los requerimientos de los usuarios y la normativa de la organización.
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Garantizar el cumplimiento de los requisitos de las órdenes de compra.
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Canalizar reclamos de las empresas contratistas de acuerdo con las condiciones estipuladas en los respectivos contratos.
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Dar seguimiento a modificaciones en los contratos con las empresas contratistas, monitoreando que los mismos sean consistentes con los contratos originales y con el cumplimiento de la legislación vigente y las normativas internas.
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Mantener un ajustado control de cambios en los contratos, gestionando los mismos mediante la implementación de órdenes de cambio monitoreadas por un sistema de Órdenes de Cambio de Contrato (CCO) y Avisos de Cambio (CN), sobre los que notificará a EL CLIENTE por escrito, avisando sobre la recepción de solicitudes o de cualquier otro impacto que el/los Contratista/s consideren un cambio, asignándole de un número de seguimiento y la fecha de envío estimada a cada uno de ellos.
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Establecer y mantener un registro de control de cambios y un informe de estado con cada solicitud de forma secuencial numerado con el propósito de facilitar la identificación y el seguimiento de cada solicitud de cambio, que podrá resultar o no en la emisión de un CCO por parte de EL CLIENTE
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Mantener en dicho registro, sobre cada cambio solicitado, un desglose detallado de la modificación de las cantidades de material que implica, de sus precios, de la explicación del impacto en el cronograma que representa y cualquier otro aspecto que considere de relevancia. Este registro se enviará a EL CLIENTE como parte del informe de avance mensual.
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Alertar a EL CLIENTE sobre riesgos que puedan afectar el cumplimiento de los contratos.
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Coordinar con los contratistas de Construcción la planificación de los trabajos en paralelo con la gestión de asignación de materiales, asegurándose que los materiales necesarios estén disponibles en tiempo y forma.
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Asumir la responsabilidad, apoyar la implementación y participar activamente del programa de HSSE/CMASS dentro de su área de responsabilidad, comunicando los objetivos de dicho programa a los empleados y contratistas dentro de su área de responsabilidad.
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Informar a los contratistas de la construcción sobre los peligros del sitio identificados que podrían afectar el normal desarrollo de sus tareas.
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Verificar que la entrega final de los productos-servicios cumpla con las especificaciones técnicas establecidas en los contratos, aplicando pautas de inspección y especificaciones técnicas.
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Solicitar y revisar informes de cierre parcial, que permitan el posterior cierre final de cada uno de los contratos.
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Realizar los informes de finalización de los contratos, considerando en ellos la calidad de los servicios prestados, los incumplimientos, las multas y otros aspectos relevantes relacionados con el desempeño de las empresas contratistas.
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Gestionar la entrega de garantías y aplicación de multas, acorde a lo especificado en los contratos y registros de calidad del servicio
Etapas del proyecto en las que participa:
Al igual que el gerente de proyecto, el administrador de contrato ejerce su función durante todo el ciclo de vida del proyecto (desde licitación de pliego hasta aceptación final/cierre administrativo del proyecto)
Lugar de trabajo:
Sede